Balanza de Comprobación

Balanza de comprobación

La prueba de igualdad de los debitos y de los creditos en el mayor se conoce como un balance de comprobación. Este consta de una lista o relacion de las cuentas del mayor con sus correpondientes importes presentados en columnas de debito y credito, y con los totales de estas columnas debidamente indicados.

Si son iguales los dos totales de la balanza de comprobación, se asume que esta correcto el traslado del diario del diario. La balanza de comprobación al igual que los demas informes financieros consta de un encabezado:

1) Nombre de la empresa

2) La frase balance de comprobación

3) La fecha del informe

La balanza de comprobación facilita la preparacion de los estados financieros basicos el de Situacion y el de Resultado.

Pasos principales para buscar los errores cuando la balanza de comprobación esta fuera de balance:

1) Sumar cada columna del balance de comprobación por 2da ves.

2) Detenermine la diferencia entre el total de debito y el total de credito del balance de comprobación. Busque esta cantidad en el mayo y en el diario, puede ser que la cantidad del mayor se ha omitido y si aprece en el diario, tal ves no se hizo el traslado de la misma.

3) Divida por dos (2) la diferencia entre el total de debito y el total de credito del balance. Verifique si esta cantidad se ha colocado en un lado incorrecto de una cuenta en del mayor o en la columna erronea del balance de comprobacion. Un error  de este tipo duplica la cantidad.

4) Divida por 9 la diferencia entre el total de debito y el de credito, si la diferencia es divisible por 9, quizas se haya transpuesto algunas cantidades por ejemplo: la cantidad de $946.00 pudo haberse transpuesto escribiendo $964.00. En este caso el balance de comprobación  no cuadraria por $18.00.

5) Compare lso balances del documento con los balances de las cuentas del mayor.

6) Verifique las sumas y los balances de las cuentas del mayor.

7) Verifique el traslado de cada partidad en el diario.

Para dar un ejemplo de una balana de comprobacion seguiremos el ejemplo de papeleria Mabel, S.A. al cierre del mes de abril 2008.

Debito, Credito y Libro Mayor

Debito y Credito

Debito: se le llama debito ( o cargo) al registro de un valor en el lado izquierdo de una cuenta. Tambien al lado debito se le llama debe

Credito: se le llama credito al registro de un asiento en el lado derecho de una cuenta. Tambien al lado credito se le llama haber

Hay personas que desconocen la teoria de la contabilidad, creen que los cargos representan algo desfavorable y que los creditos constituyen un concepto favorable. No hay tal, pues los terminos debitos y credito se refieren simplemente a los dos lados de una cuenta.

Resumen del funcionamiento de los debitos y creditos.

Cuentas de activo:

• Los aumentos se registran por debito.
• Las disminuciones, por el credito.

Cuenta de pasivo y capital:

• Los aumentos se registran por credito.
• las disminuciones, por el debito.

Libro mayor

El objetivo del linbro mayor, es agrupar en cada una de las cuentas, las operaciones efectuadas y registradas en el libro diario, de manera resumidad y cronologica.

Mayores auxiliares 

Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en cuentas controles

Ejemplo: Cuenta por cobrar, cuenta por pagar, Efectivo caja y banco, etc.

Mayor cuenta T

Para siemplificar, en los diversos ejemplos adoptaremos para este libro la forma esquematica ''T'', llamado asi porque se asemeja a una T mayuscula donde anotaremos las transacciones provenientes del diario general.

Ejemplo:  

Funcionamiento del libro mayor

Es muy sencillo y puede resumirse asi:

A) Toda cuenta que es cargada (debito) en el libro diario debe serlo, por el mismo importe, en el libro mayor.

B) Toda cuenta que se abona (credito) en el libro diario, debe serlo, por su mismo importe en el libro mayor

Transaccion: es el intercambio de valores en los negocios. Comprar y vender algo y recibir y pagar dinero, son algunos ejemplos de las transacciones comerciales mas comunes.

Cuenta: es un medio de agrupar o resumir los cambios que causan lastransacciones. Estas registran los aumentos y disminuciones en cada uno de los elementos del balance . La cuenta se dividen en dos partes: la parte debe o debito a la izquierda y la parte haber o credito a la derecha.

Cuenta controles: son aquellas que resumen los totales de las cuentas auxiliares.

Cuentas auxiliares: son mayores auxiliares que consisten en abrir una tarjeta individual para cada cliente por ejemplo de Cuenta por cobrar, Cuenta por pagar, Gastos generales y administrativo, etc., cuya suma de todos los auxiliares es igual al total de cuenta control.

Balance de una cuenta 

Balancear una cuenta es establecer la diferencia de la suma del os debitos y los creditos colocandose dicho balance de lado donde su importe sea mayor.

Ejemplo: 

Transacciones Comerciales: Registro

Transaccion

En contabilidad una transaccion es una operacion de contenido economico entre dos personas o empresas. Ejemplo: Compras y ventas de mercancias, pago de obligaciones, cobro a clientes, etc.

Registro

Todas las entradas en los libros de una empresa, representan un registro de las transacciones financieras que la empresa ha realizado. Estas entradas registran lo que la empresa ha hecho. De ese modo se puede determinar la situacion financiera.

Ya hemos conocidos algunos principios y conceptos de contabilidad, al igual que los libros basicos, al conocer estos elementos tenemos la capacidad de iniciar los tres primeros pasos de un ciclo contable, los desarrollaremos en el 2do. manual.

Ejemplos de registos de las principales transacciones que se realizan en un negocio (origen) su registro segun su origen.

	AUXILIAR	DEBITO	CREDITO
Ventas al contado
Efectivo caja y banco		XXX
@
Ventas			XXX
Ventas a credito
Cuentas por cobrar		XXX
Juan Valdez (Auxiliar)	XXX
@
Ventas			XXX
Compra al contado
Compra		XXX
@
Efectivo caja y banco			XXX
Compra a credito
Compra		XXX
@
Cuentas por pagar			XXX
Casa Perez (Auxiliar)	XXX
Recibo  de dinero venta a credito
Efectivo caja y banco		XXX
@
Cuentas por cobrar			XXX
Juan Valdez (Auxiliar)	XXX
Abono o saldo de una deuda
Cuentas por pagar		XXX
Casa Perez (Auxiliar)	XXX
@
Efectivo caja y banco			XXX
Registros de gastos
Gastos generales y administrativo		XXX
Sueldos (Auxiliar)	XXX
@
Efectivo caja y banco			XXX
Devolucion y descuentos en ventas
Dev. Y desc. En venta		XXX
@
Efectivo caja y banco o CxC			XXX
Juan Valdez (Auxiliar)	XXX
Se acredita a cuenta del efectivo si la venta se hizo al contado
Devolucion y descuentos en compras
Efectivo caja y banca o CxP		XXX
@
Dev. Y desc. En compra			XXX
Gastos pagado por adelantado
Gastos pagado por adelantado		XXX
@
Efectivo caja y banco			XXX
Registro de capital
Efectivo caja y banco		XXX
@
Capital			XXX

Catalogo de cuentas

Consiste en un listado de todas las cuentas posibles a usarse en una entidad economica, debidamente ordenadas con sus respectivos nombres y numeros. En una contabilidad manual, las cuentas del mayor se llevan en tarjetas o libros de hojas suertas; a cada cuenta se le asigna un numero y las tarjetas, o las hojas se mantienen en orden numerico. Es conveniente que la numeracion de las cuentas se haga en forma sistemattica de tal manera que los numeros indiquen clasificaciones y relaciones. Los nombres o los titutlos.

De las cuentas, deben colocarse en el orden de las cincos clasificaciones basicas:

1. Activos
2. Pasivos
3. Capital
4. Ingresos
5. Costos 
6. Gastos

Existen varios sistemas de numeracion; pero podemos ilustrar el principio general con el siguiente catalogo de cuentas:

1) Cuentas de Activos

  10 Activos Corrientes

1000 Efectivo en caja y banco

          01 Caja general

          02 Banco BHD

          03

1001 Caja chica

1002 Cuentas por cobrar

          01 Clientes

          02 Funcionarios y empleados

          03 Cheques devueltos

1003 Reservar para cuentas dudosas

1004 Inventario

1005 Anticipo al impuesto sobre la renta 

1006 Gastos pagado por adelantado

          01 Seguro

          02 Placas

          03 Alquiler

   11 Inversiones

1100 Acciones de otra compañia

   12 Propiedad Planta y Equipo

1200 Terreno

1201 Edificio

1202 Despreciacion acumulada en edificio

1203 Mueble y equipo de oficina

1204 Despreciacion acumulada en equipo de oficina

1205 Equipo de transporte

1206 Despreciacion acumulada en equipo de transporte

1207 Otros activos

1208 Despreciacion otros activos
   13 Diferidos
1300 Gastos organizacion
1301 Mejoras sobre propiedades arrendadas
   14 Otros Activos
         01 Fianza y depositos
         02 Edesur
         03 Local

2) Cuentas de Pasivo
   20 Pasivos Corrientes
2000 Sobregiro Bancario
2001 Cuentas por pagar
          01 Proveedores
2002 Prestamos por pagar
2003 Impuestos sobre la renta por pagar
2006 Dividendos declarado por pagar
2007 Retenciones y acumulaciones por pagar
          01 ARS
          02 Impuestos sobre la renta 
          03 ITBIS
          04 Infotep
          05 Regalia pascual
          06 Sueldos acumulados por pagar
     21 Pasivos a largo plazo

2100 Hipotecas por pagar a largo plazo
2101 Prestamos por pagar a largo plazo
2102
    22 Pasivos diferidos
2200 Avance a clientes
2201 Ingresos recibidos por adelantado

3) Capital 
     30 Cuenta de capital
3000 Capital autorizado
3001 Acciones no emitidas
3002 Capital social
3003 Perdidas y Ganancias

4) Ingresos
4000 Ventas
4001 Otros ingresos
4002 Devoluciones en ventas
4003 Descuentos en ventas
4004
4005

5) Costos
     50 Costo de ventas
5000 Compras
5001 Flete en compras
5002 Descuento en compras
5003 Devoluciones en compras
5004 

6) Cuentas de gastos 
6000 Gastos generales y administrativos
          01 Sueldos
          02 Regalia pascual
          03 Vacaciones
          04 Seguro medico
          05 Impresos
          06 Materiales de oficina
          07 Limpieza
          08 Mantenimiento equipo de transporte
          09 Combustibles
          10 Depreciacion
          11 Telefono
          12 Prestaciones laborales
          13 Renta local
          14 Constribucion y donaciones
          15 Representacion
          16 Publicidad
          17 Amortizacion
          18 Luz
     19 Mantenimientos mobiliarios y equipo de oficina
           20 Dietas y viajes
           21 Honorarios profecionales
           22 Bonifiacion
           23
           24
           25
           26
    62 Gastos financiamientos
6200 Gastos financieros
          01 Intereses sobre prestamos
          02 Cargo bancario
          03
          04

7) Cuentas de Resumenes
7000 Resumen de ganancias y perdidas

Este es un catalogo de las cuentas mas usadas y sencillas mas adelante agregare mucha mas cuentas.

Cuentas Reales y Nominales

Cuentas Reales (Permanentes)

Son todas aquellas cuentas que permanecen con balance durante la vida de la empresa, y son las cuentas que conforman el balance general o de situacion. Estas son: Activos, Pasivos y Capital.

A) Activos: Es el conjunto de todos los bienes y derechos valorables que una empresa posee. Dichos bienes constituyen los recursos de la empresa. Luego el activo son las propiedades de la empresa que tienen un valor monetario. Ejemplo: Efectivo, Cuentas por cobrar, Inventario, Terreno, Edificio, Mobiliario, Maquinarias, Vehiculos, Equipos, etc.

B) Pasivo: Esta constituido por las sumas que el negocio adeuda a los acreedores. Una empresa puede tener deudas en forma de cuentas por pagar, hipotecas, documentos por pagar, salarios acumulados, o impuestos pendientes de pago. El pasivo del balance refleja las fuentes de financiacion de la empresa.

C) Capital o Patrimonio: Esta constituido  por los recursos aportados por los propietarios o accionistas, asi como las ganancias o las perdidas, en operaciones de un negocio. El patrimonio o capital se obtiene restando el total de los pasivos del total de los activos.

Ecuacion basica de la contabilidad.

Activo= A

Pasivo= P

Capital= C

A = P + C

A - P = C

A - C = P

Las cuentas de activos tienen naturalea de debito y las cuentas de pasivo y capital tienen naturaleza de credito. Las ecuaciones fundamentales de la contabilidad resume el contenido de cualquier estado de situacion.

Cuentas Nominales (Temporales)

Son aquellas que desaparecen al final de cada periodo comercial a traves de cierre. Sirven, para medir los resultados (ganancias o perdidas). Estas cuentas conforman el estado de ganancias o perdidas, o estado de resultado. Estas son: Ingresos, Costos y Gastos.

A) Ingresos: Los ingresos estan formados por todas las entradas de fondos que una empresa obtiene por la venta de sus productos, de sus servicios, o del trabajo que ha realizado, asi como por otras causas, como puede ser por intereses recibidos, comisiones, etc.

B) Costos: El costo de algo, es lo que una persona paga cuando lo compra. tambien se llama precio o precio de costo.

C) Gastos: Las erogaciones que hace la empresa para generar un beneficio. O sea se entiende por gasto al costo que origina el uso de las cosas o servicios con la finalidad de generar ingresos. Tambien representan los valores monetarios de los bienes que la empresa ha consumido para obtener los ingresos del mismo periodo.

Clasificacion de las cuentas segun su origen

Cuenta de origen Deudor: Son aquellas cuyo  primer registro se realiza en el lado izquierdo de una cuenta (Debito). Es decir, aumentan con debito y disminuyen con credito.

Ejemplo: Activo, costos y gastos.

Cuenta de origen Acreedor: son aquellas cuyo primer registro se realiza en el lado derecho de una cuenta (Credito). Es decir aumentan en credito y disminuyen con debito.

Ejemplo: Ingresos, pasivo y capital.

Diario General

Diario General

Es el libro donde se registran cronologicamente todas las operaciones contables que afectan de una u otra forma, al patrimonio de la sociedad o del particular. Es decir, recoge en forma de asiento el registro de las operaciones contables. Al registrar las transacciones en el diario, el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo de los ocurridos en orden cronologico  y en un solo lugar. toda operracion registrada debe tener un debito y un credito compensatorio igual.

Caracteristicas del Libro Diario

A) Foliado: Cada pagina debe estar numerada

B) Rubricado: La primera y ultima pagina deben estar sellada por un juzgado de paz, indicando la cantidad de pagina que contiene el libro, de tal manera que en el mismo no se produzcan alteraciones.

C) Sellado: Cada pagina contener encima del folio (Numero) el sello de la camara de comercio y produccion de Santo Domingo donde fue legalizado.

Ventajas del Diario

En el diario hay que destacar tres funciones principales:

1) Reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, se corre el riesgo de omitir el debito o el credito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo debito y credito.

2) Los debitos y creditos de cada operacion se asientan en el diario guardando perfecto balance, apegandose al principio de contabilidad por partidas doble.

3) Todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronologico.

Contabilidad en la Republica Dominicana

Debido a que las principales actividades comerciales se concentraban en la agricultura, y por ser un pais inestable, las luchas patrioticas eran permanentes, tanto contra los invasores como contra las nacionales, de tal modo que no habia oportunidad para dedicarse al estudio de la ciencias, la contabilidad no tuvo lugar para que se tomara en cuenta. El patricio Juan Pablo Duarte figura entre los tenedores de libros de la epoca. Como consecuencia  de la invacion en 1916 por los norteameriacanos, es que se vislumbra, por primera ves, la contabilidad organizada en la Republica Dominicana.

Los invasores tenian muchas inversiones y con el fin de protegerlas, trataron de organizar un sistema de contabilidad que les garantizara sus objetivos. El logro alcanzado por los norteamericanos motivo a las autoridades dominicanas a desarrollar  la contabilidad hasta el nivel que permitiera eficientizar el desarrollo del pais. En 1928 expertos norteamericanos crearon la ''Oficina de Contabilidad General'', ''Oficina de tesoreria'' y otra de ''Presupuesto''.

Para los años 1930 surgieron algunos institutos que impartian la carrera ''Teneduria de libros'', entre ellos, Instituto Garcia y Garcia, Horacio Ortiz Alvarez, Santa Ana, entre otros. El ingeniero Juan Parada Bonilla, viaja a Cuba, este se enamora de la forma en que se practicaba la contabilidad. En 1940 sometio un proyecto para crear una escuela oficial de contabilidad con caracteristicas similar a la de Cuba. No fue aprobado el centro, pero el Ing. Bonilla, con gran esfuerzo, decidio instalar, con su propios recursos la escuela de Peritos Contadores que mas tarde por su desarrollo fue reconocido por el presidente de entonces ''Rafael Leonidas Trujillo Molina'' oficializando la escuela mediante la ley 633 del 16 de junio 1944, gaceta oficial #6095, iniciando sus operaciones oficializadas el 2 de abril de 1945, mediante decreto 2383 del 6 de Enero de 1945, mas tarde surge el instituto de contadores publicos de la Republica Dominicana. La ley 633 es la que rige la contabilidad en la Rep. Dom. mas tarde se crea la  escuela de Contabilidad en la Universidad de Santo Domingo, ley 4412 gaceta oficial 7381.